Главная задача всей методологии — это эффективное управление ежедневными действиями и проектами. Чтобы эффективно управлять ими, нам нужно собрать все действия (абсолютно все) и проекты в один список, а затем уже «раскидать» их в систему хранения информации, список проектов и систему напоминаний.
После того, как списки буду составлены, останется только организовать процесс выполнения проектов. Выбрать один проект и выполнить для него запланированный следующий шаг, который сформирован нами же.
Давайте разберем методику GTD подробней.
1 шаг. Сбор информации
Кто читал книгу, помнит, что Девид советует выделить 1-2 дня и собрать все свои незавершенные задачи, проекты в один лоток, буквально ящик, который мы можем назвать «Входящее». У меня это выглядело так:
Затем я всё скомпоновал в такие пачки Inbox:
Складывал абсолютно все вещи которые мне нужны и не нужны. От визиток до документов, дипломов, паспортов. Для действий и проектов, которые находились в голове, просто выписывал их на листок бумаги, чтобы вынести абсолютно всю информацию с головы на внешний носитель. Такой же способ подходит и для вещей, которые физически не могут поместиться в лоток.
Уверенность и свободу даёт та мысль, что всё собрано в одном месте и ничего не потерялось. Инструмент сбора входящих документов и мыслей должен быть всегда под рукой. В моём случае это лоток Inbox на рабочем месте и первый лист в планере (ежедневник). Все мысли и идеи записываю и помещаю в инбокс.
2 шаг: первый обзор инбокса
Теперь наступает первый обзор Inbox, в дальнейшем такой необходимо проводить каждую неделю. Так выглядел первый обзор у меня:
Проекты — это желаемый результат, который состоит двух и более действий. По каждому активному проекту мы должны обязательно сформировать следующее действие и занести в список действий (Action List), либо напоминание в календарь.
Не активные проекты заносятся в список «Когда-нибудь». К этому списку возвращаемся во время планирования следующего этапа (свои этапы я называю спринтами, они длятся 1-3 месяца).
Справочная информация по которой нет действий, сохраняется в Evernote. О нём я напишу в следующей статье. Всё остальное выбрасывается в корзину как мусор. Ниже вы можете увидеть алгоритм обзора.
Почему так важно сформировать конкретное следующее действие для каждого активного проекта?
Часто бывает, что у нас «нарисован» проект в голове, мы понимаем чего хотим, но в итоге прокрастинируем и не подступаемся к выполнению из-за того, что не знаем с чего начать. Либо знаем следующий шаг, но нет чёткой даты, когда мы должны сделать его.
С обязательным планированием следующего шага упрощается процесс начала чего-либо. Какой бы сложности не был проект, мы знаем, свой первый шаг и когда должны его сделать. Все сомнения и переживания отступают, просто берем и делаем.
К примеру, начинаем проект — открыть пивной магазин к 1 марту. Вроде бы всё просто, но вот с чего начать и когда?
Анализируя проект понимаем, надо начать с поиска помещения под аренду магазина. Выставляем конкретный следующий шаг: четверг, 18 января, с 10 до 11 утра мониторинг объявлений на avito по сдаче коммерческой недвижимости.
Главное начать и в этом GTD очень сильно помогает!
Простыми словами подытожу вышеописанное.
- Все дела выносим на внешние носители и формируем из них тематические списки (об этом было в этой статье).
- Списки храним в удобном месте (следующая статья).
- Настраиваем систему напоминаний дел с этих самих списков через календарь.
- Проводим еженедельный обзор всех дел с корректировками и правками списков.
Чтобы лучше понять философию GTD, советую прочитать книгу, так как по моим наработкам может быть непонятна сама суть. Для чего собирать информацию в одном месте, потом разбирать, перекладывать по папкам, подписывать, сортировать...
Подробно о каждом инструменте и как работать с ними, описано в этой статье.