Система GTD у меня работает на трёх инструментах хранения данных:
- Evernote.
- Google Calendar.
- Кольцевой блокнот. В простонародье называемый «Планером».
Каждый сервис / инструмент позволяет организовать одну или несколько важных функций GTD: система хранения информации, система напоминаний, система учёта повседневных дел.
Evernote — сохраняем полезную инфу в цифровом виде
Универсальный сервис, которым можно пользоваться с разных устройств, как компьютера, так и телефона. Использую Евернот для хранения справочной информации и хранения всех основных списков:
- Список действий
- Список активных проектов
- Список «Когда-нибудь»
- Инбокс и список, который я использую во время недельного обзора.
Организовано всё это с помощью меток. Ниже я записал видео с кратким обзором моей информационной системы в Evernote.
Метки дают возможность создавать подметки с большой вложенностью меток друг в друга. Тогда как папки в Evernote позволяют создать только один уровень вложенности! Для формирования справочной информации очень полезна именно многоуровневая вложенность меток.
Google Calendar
Здесь всё просто. Система напоминаний для действий с отсроченной датой выполнения у меня хранится в календаре. Я его просматриваю каждую неделю во время еженедельного обзора, чтобы посмотреть, что я запланировал на эту неделю.
Ежедневник или планер
Купил планер в интернет-магазине, в оффлайне просто не нашел. Заказал с алиэкспресс дырокол, чтобы самостоятельно пробивать дырки в листах для него.
Принцип прост. Первая страница начинается с Inbox, куда я могу в любое время записывать появляющиеся идеи, информацию для сохранения. Затем идёт общий список действий или Action list по Дэвиду Аллену, в котором я указываю действия, классифицирую их по контексту. Например телефонные звонки, город, дом, магазин, компьютер. То есть, в каждую категорию входят конкретные действия, которые надо просто выполнить, они все одношаговые, их просто надо взять и сделать.
Во время планирования недели я осматриваю список проектов и описываю действия, которые я должен сделать по-каждому из них и фиксирую в недельном плане. Недельный план — это два листа — на левом список проектов и действий, на правом дни недели с датами, где указываю напоминания о выполнении действий по проектам.
Так же в планере находятся такие страницы:
- Чеклист по еженедельному обзору;
- Лист ожиданий, куда заношу действия, выполнения которых жду от кого-то;
- Список целей на год;
- Визуальный план спринта на 1-3 месяца.
Дневной план
Обычные листы, в которых я описываю планы на день, указываю какую-то информацию и так далее.
Далее идут вспомогательные листы по проектам, какие-то расчёты и так далее. Список ожиданий я виду здесь, так как мне удобней его иметь в ежедневнике, чем на компьютере, к которому у меня не всегда есть доступ.
Еженедельный обзор
Ещё раз повторю про еженедельный обзор, так как подробно описывал его в прошлой статье.
Он связующий инструмент, который объединяет все три инструмента. Обзор позволяет держать все списки актуальными, постоянно обновлять и заносить новую информацию в систему напоминаний (Google Calendar), хранения данных (Evernote), а так же планировать конкретные задачи и действия в ежедневнике.
Основные задачи еженедельного обзора:
1) Разобрать папку inbox со всеми входящими документами и напоминаниями.
2) Обновить проекты и спланировать новые следующие действия по каждому из них.